HOSHIN KANRI anlatmaya devam ediyorum. Hoshin Kanri’nin Stratejik Planlama olduğunu ve sürdürülebilirliğin olmazsa olmazı olduğunu anlatmaya da devam ediyorum. Hocam Takaki San Hoshin Kanri yapmayı öğretirken de o tatlı sert üslubunu kullandı. Döve döve öğretti. Zorlayarak öğretti. Öğrenene problemi bulup çözümü üretene kadar vazgeçmedi. Oysa o daha en başında görüyordu problemi. Ben o problemi görene kadar sabır gösteriyordu. Hiçbir zaman problem bu, çözümü de şu demedi.

Sanki onunla hemen her gün sıcak – soğuk – ılık oyunu oynuyorduk. Bir süre sonra tepkilerinden anlamaya başlamıştım. Bulduğum çözümleri de hiçbir zaman hemen kabullenmiyordu. Aklındaki ile birebir aynısı olsa bile. Bilimsel ve teknik olarak anlatmamı istiyordu. Avantajı ve dezavantajlarını iyice inceleyip, araştırdığım dan emin olmak istiyordu. Çözümün herkes için olumlu sonuçlanıp sonuçlanmadığını öğrenmeden uygulamama izin vermezdi. Öncesi ve sonrasından emin olmalıydı. Hoshin Kanri yaparken en önemli konunun dinamikleşme ve esneklik olduğunu ben öğrenene kadar defalarca zorladı, yönlendirdi, bulmamı ve geliştirmemi sağladı.

Hoshin Kanri, bir organizasyonun veya kuruluşun hedeflerine ulaşmak için belirlediği yol haritasını oluşturmak ve uygulamak için kullanılan en önemli süreçtir. Dinamikleşme ise bu süreci daha esnek ve uyumlu hale getirmeyi amaçlayan bir yaklaşımdır. Dinamikleşme iyi uygulanmaz, dikkat edilmezse elimizde fitili alev almış dinamite dönüşür. Rehavet çok tehlikeli bir dinamit türüdür. Gelin dinamikleşmenin adımlarını tek tek beraber bakalım;

1. Değerlendirme ve Gözden Geçirme: Mevcut stratejik planın ve hedeflerin gözden geçirilmesiyle başlar. Organizasyonun iç ve dış çevresindeki değişiklikler, güçlü ve zayıf yönler, fırsatlar ve tehditler değerlendirilir. Bu değerlendirme de özellikle adaletli ve açık olmak çok önemlidir.
2. Esneklik ve Uyum Sağlama: Dinamikleşmeye odaklanan bir stratejik plan, değişen koşullara hızla uyum sağlama yeteneği taşımalıdır. Plan, belirli bir esneklik seviyesi içermelidir, böylece ani değişiklikler veya beklenmedik durumlar karşısında tepki verebilir.
3. Sürekli İzleme ve Veri Analizi: Stratejik hedeflere ulaşma süreci sürekli olarak izlenmeli ve performans verileri düzenli olarak analiz edilmelidir. Kurumsal olduğunu iddia eden birçok firmada bile bu analizin doğru yapılmadığına şahit oldum. Bu, planın ne kadar etkili olduğunu değerlendirmenizi ve gerektiğinde ayarlamanızı sağlar.
4. Alternatif Senaryolar ve Planlar: Dinamikleşmiş bir stratejik plan, birden fazla senaryoya uygunluk sağlamalıdır. Farklı koşullar altında nasıl hareket edileceğini belirten alternatif planlar geliştirmek önemlidir. Öyle ki cebinizde her zaman bir B,C,D planları olmalıdır.
5. İletişim ve İşbirliği: Stratejik planın dinamikleşmesi, tüm organizasyonun katılımını gerektirir. İletişim kanalları açık tutulmalı ve tüm paydaşlar arasında işbirliği teşvik edilmelidir.
6. Hızlı Karar Alma: Değişen durumlara hızla tepki verebilmek için hızlı karar alma mekanizmaları oluşturulmalıdır. Bu, planın uygulanmasını engelleyen engelleri ortadan kaldırmaya yardımcı olabilir. En önemli eksikliklerden biridir. Lider yönetici işte bu noktada kendini belli eder.
7. Eğitim ve Yetenek Geliştirme: Organizasyonun dinamikleşmiş stratejik plana uyum sağlayabilmesi için personelin eğitimi ve yetenek geliştirilmesi önemlidir. Çalışanlar, değişen koşullara nasıl uyum sağlayacaklarını bilmelidir.
8. Teknoloji ve Veri Kullanımı: Teknoloji, dinamik stratejik planlamanın uygulanmasında büyük bir rol oynayabilir. Veri toplama, analiz ve yorumlama için uygun teknolojiler kullanarak hızlı ve bilgiye dayalı kararlar alabilirsiniz.
9. Esnek Hedefler ve Performans Ölçütleri: Hedeflerinizi ve performans ölçütlerinizi, değişen koşullara uygun olarak düzenli olarak gözden geçirin ve ayarlayın.
10. Sürekli İyileştirme: Stratejik planlama sürecini sürekli olarak gözden geçirin ve iyileştirin. Öğrenme ve deneyimlerden yararlanarak, gelecekteki dinamikleşmiş stratejik planlarda daha etkili olmak için sürekli olarak adapte olun.

Bir gün çok sevdiğim bir iş adamı dert yandı, Okan sürekli iyileştirme nasıl mümkün olabilir, diye. Gülümsedim, bu çok uzun ve zorlu bir yolculuk ama sabırla ve küçük adımlarla ilerlemeyi başarırsanız, gerisi kolayca gelir, dedim. HOSHIN KANRI kitabının yazarı, Yoji AKAO hocanın da dediği gibi; Global ekonomi de krizlerin hiçbiri bir diğerine benzemez. O yüzden her krizi bir öncekinin kuralları ve tecrübeleri aşamazsınız. Her krizde yeni ve herkes için adil bir strateji belirlemeniz gerekir. Krizde para kaybetmekten değil değerlerinizi kaybetmekten korkun.

Dinamikleşmenin önünde öyle engeller vardır ki, organizasyonun ve bireylerin bu süreci benimsemesini zorlaştırabilir. İşte bu engellere bazı örnekler;

1. Değişime Direnç: İnsanlar genellikle alıştıkları ve rahat hissettikleri rutinlere ve alışkanlıklara direnç gösterebilirler. Dinamikleşme, değişiklik gerektiren bir süreç olduğundan, bu değişime direnç gösterebilirler. Özellikle yalaka olarak tanımladıklarımız en büyük direnç gösterenlerin başında gelir. Her türlü organizasyona büyük zararları dokunur.
2. Belirsizlik Korkusu: Dinamikleşme süreci belirsizliklerle doludur ve bu belirsizlikler insanlarda kaygı yaratabilir. Bilinmezlikle başa çıkmak ve belirsizlikleri kabullenmek bazen zor olabilir. Belirsizlikleri ortadan hızla kaldırın.
3. Denetim Kaybı Endişesi: Dinamikleşme, bazen insanların kendi denetimlerini kaybettikleri veya etkilerini azalttıkları hissini yaratabilir. Bu, bazı insanların direnç göstermesine neden olabilir.
4. Geleneksel Yaklaşımlara Bağlılık: İnsanlar, alışılagelmiş yöntemlere ve geleneksel yaklaşımlara bağlı olma eğiliminde olabilirler. Yeni bir yaklaşım veya süreç önerildiğinde, geleneksel yöntemlere olan sadakatleri nedeniyle direnç gösterebilirler.
5. Bilgi ve Beceri Eksikliği: Dinamikleşme süreci genellikle yeni beceriler ve bilgiler gerektirir. Organizasyonda doğru insanları doğru yerde konumlandırmak bu açıdan çok önemlidir. Bu, insanların kendilerini yetersiz veya hazır hissetmelerine neden olabilir.
6. İletişim Eksikliği: Dinamikleşme süreci boyunca etkili iletişim sağlamak önemlidir. Eğer iletişim yetersiz ise, insanlar süreci yanlış anlayabilir veya eksik bilgiye sahip olabilirler.
7. Başkalarının Tepkileri: İnsanlar genellikle çevrelerindeki insanların tepkilerine duyarlıdır. Tepkinizi karşınızdakinin bir insan olduğunu unutmadan ve onu kırmadan vermeye çalışın. Kendinizi bu konuda eğitin. Dinamikleşme süreci, diğer insanların eleştirileri veya karşıtlığı ile karşılaşma riskini taşıdığından, bu da direnç yaratabilir.
8. Mükemmeliyetçilik: Bazı insanlar, her şeyin mükemmel olması gerektiği inancına sahip olabilirler. Dinamikleşme süreci sırasında yaşanan hatalar veya eksiklikler, mükemmeliyetçiler için sorun olabilir.
9. İş Yükü ve Zaman Baskısı: Dinamikleşme süreci, bazen insanların iş yükünü artırabilir veya daha fazla zaman ve çaba gerektirebilir. Bu da bazı insanların direnç göstermesine neden olabilir. Zaman planlaması yapmayı öğretin.
10. Olumsuz Deneyimler: Geçmişteki olumsuz deneyimler veya başarısızlıklar, insanların yeni şeylere karşı daha temkinli olmalarına neden olabilir. Her başarısızlığın yeni bir tecrübeye dönüşmesini sağlayın.

Dinamik planlama ile ilgili yazmaya devam edeceğim. Bu konu bu kadar kısa bir yazıda geçiştirilebilecek kadar basit değil. Bir sonraki yazı da dinamikleşme ile birlikte bütçe ilişkisini anlatacağım.

Saygı ve sevgilerimle