Bugün Yalçın İpbüken hocam ile konuşurken konu Eiji Toyoda’ya geldi. Eiji Toyoda 1984 yılında TOYOTA grubun başına geldiğinde çok büyük hedefleri vardı. Hayali ve misyonu TOYOTA markasını dünyanın bir numarası yapmaktı. Çalışmaya Deming ve Juran’dan öğrendikleri ile başladı. HOSHIN KANRI yapmak ve tam olarak oturtmak istiyordu. 2 Sene boyunca tüm üst düzey ekibine birebir öğretmenlik yaparak öğretti, öğrendiklerini ve tüm bildiklerini. Bu öğretme modeline Japon stili diyebiliriz, öğrencilerinin dizlerine vura vura öğretti. Bu sürede tüm öğrettiklerini yakından takip etti. 2 yıl boyunca her ay birebir toplantılar yaparak hedefleri ve ilerleyişi konuştu. PUKO döngüsünü çok aktif olarak kullandı. Fakat özellikle Deming’in Derin Bilgi Teorisinin en başarılı uygulayıcısı oldu.

W. Edwards Deming’in “Derin Bilgi” teorisi, iş süreçlerinin anlaşılması ve iyileştirilmesindeki yaklaşımını açıklamaktadır. Bu teori, iş süreçlerini anlamak ve kaliteyi artırmak için öneriler sunar. İşte Deming’in Derin Bilgi teorisinin ana prensipleri:

1. Sistemik Yaklaşım: Deming, bir organizasyonun iş süreçlerini ve kaliteyi artırmak için bütünsel bir sistemik yaklaşımın gerektiğini vurgular. İş süreçleri birbiriyle bağlantılıdır ve tek bir bileşenin değişimi, diğer bileşenleri etkileyebilir. Bu nedenle, iş süreçlerini bir bütün olarak anlamak ve yönetmek önemlidir.
2. Kökenlerin Anlaşılması: Bir sorunun veya hatalı sonucun nedenlerini anlamadan, gerçekçi bir çözüm bulmak mümkün değildir. Derin Bilgi, sorunların kökenine inmeyi ve neden-sonuç ilişkilerini anlamayı içerir. Bu şekilde, sorunlar sadece yüzeyde değil, temelde çözülür.
3. Verilere Dayalı Kararlar: Kararlar rastgele veya sezgisel olarak değil, verilere dayalı olarak alınmalıdır. Deming, veri toplamanın, analiz etmenin ve yorumlamanın önemini vurgular. Bu, süreçlerin performansını anlamak ve iyileştirmek için gereklidir.
4. Değişikliğin Sürekliliği: Kalite iyileştirmesi sadece bir proje veya geçici çaba olarak değil, sürekli bir çaba olarak ele alınmalıdır. Süreçlerdeki iyileştirmelerin sürdürülebilmesi için yönetimin ve çalışanların işbirliği gereklidir.
5. Eğitim ve Geliştirme: Çalışanların eğitimi ve geliştirilmesi, iş süreçlerinin kalitesini artırmak için kritik öneme sahiptir. Deming, çalışanların işlerini daha iyi yapabilmeleri için gerekli bilgi ve becerilere sahip olmalarının gerektiğini vurgular.

Derin Bilgi teorisi, organizasyonlara kalite yönetiminde sistematik bir yaklaşım benimsemeleri için rehberlik eder. Bu yaklaşım, iş süreçlerini daha iyi anlamayı, neden-sonuç ilişkilerini keşfetmeyi, verilere dayalı kararlar almaya önem vermeyi ve sürekli iyileştirmeyi teşvik eder.

Toyoda, Deming’in kalite yönetimi prensiplerini ve Derin Bilgi teorisini Toyota’nın üretim süreçlerine uygulamak konusunda önemli bir rol oynamıştır. Toyoda’nın Deming’in prensiplerini nasıl kullandığına dair bazı örnekler:

1. Kalite Odaklı Üretim Sistemi (Toyota Üretim Sistemi – TPS): Eiji Toyoda, Deming’in kaliteyi sürekli olarak iyileştirme ve üretim süreçlerine odaklanma prensiplerini benimsedi. Toyota Üretim Sistemi (TPS), atık azaltma, verimlilik artırma ve kaliteyi sürekli iyileştirme üzerine odaklanan bir üretim yöntemidir. TPS’nin temel prensipleri, Deming’in Derin Bilgi teorisine dayanmaktadır.
2. PDCA Döngüsü ve Sürekli İyileştirme: Eiji Toyoda, Deming’in PDCA (Planla-Yap-Kontrol Et-Öğren) döngüsünü Toyota’nın üretim süreçlerine uygulamıştır. Bu döngü, süreçleri planlamayı, uygulamayı, sonuçları kontrol etmeyi ve bu sonuçlara dayanarak süreci iyileştirmeyi içerir. Bu yaklaşım, sürekli iyileştirmenin ve kalitenin sağlanmasının bir yoludur.
3. Kalite Kontrol Çemberleri: Toyoda, Deming’in çalışanların katılımını teşvik eden ve iş süreçlerinin kalitesini artırmaya yönelik önerdiği fikirleri benimsemiştir. Toyota’da “Kalite Kontrol Çemberleri” oluşturulmuş, çalışanlar sorunları tanımlamış, çözüm önerileri sunmuş ve sürekli olarak iş süreçlerini iyileştirmiştir.
4. Problem Çözme Yaklaşımı: Toyoda, Deming’in problem çözme yaklaşımını benimsemiştir. Bu yaklaşım, sorunların kökenine inmeyi, neden-sonuç ilişkilerini anlamayı ve verilere dayalı kararlar almayı içerir. Toyota’nın “Kaizen” (sürekli iyileştirme) felsefesi, bu prensipleri temel alır.

Eiji Toyoda, Deming’in Derin Bilgi teorisini Toyota’nın üretim süreçlerine uygulayarak şirketin kalite odaklı bir yaklaşım benimsemesini sağlamıştır. Bu yaklaşım, Toyota’nın kalite, verimlilik ve müşteri memnuniyeti konularındaki üstünlüğünün temelini oluşturmuştur. HOSHIN KANRI ile Derin Bilgi teorisini çok başarılı bir şekilde birleştirmiştir.

Tabii ki bu güzel ve başarılı sisteme bile tek taraflı bakmamak en doğrusudur.

Deming’in Derin Bilgi teorisinin bazı dezavantajları aşağıda sıralanmıştır:

1. Kapsamlı ve Zaman Alıcı: Derin Bilgi teorisi, iş süreçlerinin temel nedenlerini anlamaya odaklandığı için zaman alıcı olabilir. Bu, organizasyonlar için acil durumlarda pratik olmayabilir. Hızla hareket etmeye gereksinim duyan durumlar için daha hızlı çözüm yaklaşımlarına ihtiyaç duyulabilir.
2. Karmaşıklık ve Kaynak İhtiyacı: Derin Bilgi, iş süreçlerinin derinlemesine analizini ve neden-sonuç ilişkilerini anlamayı gerektirir. Bu, uzmanlık, veri toplama ve analiz yeteneklerini gerektirir. Bu süreçler organizasyonlar için karmaşıklığı ve kaynak gereksinimini artırabilir.
3. Esnekliğin Eksikliği: Derin Bilgi teorisi, genellikle belirli bir yöntemi ve uzun vadeli bir yaklaşımı önerir. Bu, hızlı değişen veya belirsizlik içeren durumlar için uygunsuz olabilir. Organizasyonlar, hızla adapte olabilmek ve değişen koşullara uyum sağlayabilmek için daha esnek yaklaşımlara da ihtiyaç duyabilir. Esnek strateji ve dinamikleşme işte bu yüzden altın bileziktir bu işlerde.

Bu dezavantajlar, Derin Bilgi teorisinin uygulama zorluklarına ve sınırlamalarına işaret eder. Her organizasyonun ihtiyaçları ve koşulları farklı olduğundan, bu teorinin avantajları ve dezavantajları dikkate alınarak doğru şekilde uygulanması önemlidir.

Derin Bilgi teorisinin dezavantajlarını büyük avantajlara dönüştürmek için aşağıdaki yaklaşımlar düşünülebilir:

1. Hızlı Durum Çözümleri ile Dengeli Yaklaşım: Derin Bilgi teorisi genellikle derinlemesine analiz ve uzun vadeli çözümleri önerir, ancak bazen hızlı durum çözümleri de gerekebilir. Öncelikle acil durumlar için hızlı önlemler alarak iş sürekliliğini sağlayabilir, ardından daha kapsamlı analiz ve iyileştirmeler için zaman ayırabilirsiniz.
2. Esneklik ve Adaptasyon Yeteneği: Derin Bilgi teorisinin esnekliği sınırlı olabilir, ancak organizasyon içinde esneklik kültürünün geliştirilmesi, teoriyi daha uygun hale getirebilir. Çevresel değişimlere hızla yanıt verebilmek için ekiplerin yenilikçi düşünceye teşvik edilmesi ve alternatif yaklaşımların değerlendirilmesi sağlanabilir. TOYOTA bu başarısını esnek strateji üretmesine borçludur.
3. Kademeli Uygulama ve Ölçeklendirme: Derin Bilgi teorisini tüm organizasyona uygulamak yerine kademeli bir yaklaşımla başlayabilirsiniz. Belirli bir bölümde veya projede Derin Bilgi prensiplerini deneyerek avantajlarını ve sınırlamalarını anlayabilirsiniz. Başarılı sonuçlar elde edildikçe, bu yaklaşım diğer alanlara ölçeklenebilir.
4. Eğitim ve Yetenek Geliştirme: Dezavantajların üstesinden gelmek için çalışanların eğitimini ve yetenek geliştirmeyi önemseyin. Analitik beceriler, problem çözme yetenekleri ve sistem düşüncesi gibi yeteneklerin geliştirilmesi, Derin Bilgi teorisinin uygulanmasını destekleyebilir.
5. Karmaşıklığı Basitleştirme: Derin Bilgi teorisini uygularken karmaşıklığı yönetmeye çalışın. Özellikle büyük projelerde veya organizasyon genelinde bu prensipleri basitleştirmek ve odaklanmak, teorinin dezavantajlarını azaltabilir.

Derin Bilgi teorisinin dezavantajlarını avantajlara dönüştürmek, özellikle esneklik, hızlı çözüm ve eğitim gibi alanlara odaklanarak yapılabilir. Her organizasyonun ihtiyaçlarına uygun bir dengeyi bulmak, bu teorinin sağlayabileceği avantajları en iyi şekilde elde etmenizi sağlayacaktır.

Deming’in Derin Bilgi teorisi ile ilgili üç çarpıcı örnek:

1. NASA ve Uzay Mekiği Challenger Faciası (1986): Uzay Mekiği Challenger’ın 1986’daki faciası, Deming’in Derin Bilgi prensiplerinin eksikliğini vurgulayan bir örnektir. O-ring contalarının soğuk hava koşullarında yeterince esnek olmaması nedeniyle meydana gelen patlama, temel mühendislik ve kalite prensiplerinin göz ardı edilmesi sonucu gerçekleşmiştir. Bu olay, sistemik düşünme ve neden-sonuç ilişkilerinin anlaşılmasının önemini vurgulamaktadır.
2. Toyota ve Kalite Sorunları (2009-2010): Toyota, kalite ve güvenilirlik konularında uzun bir süre öne çıkan bir şirket olarak bilinirken, 2009-2010 döneminde bir dizi geri çağırma yaşadı. Bu durum, Deming’in sürekli iyileştirme ve veriye dayalı karar alma prensiplerinin yeterince uygulanmadığını gösterdi. Toyota, bu dönemde yeniden kalite odaklı bir yaklaşım benimseyerek imajını toparlamaya çalıştı.
3. Sağlık Hizmeti ve İlaç Hataları: Sağlık sektöründe yaşanan hataların birçoğu, Derin Bilgi teorisinin eksikliğinden kaynaklanır. Yanlış ilaç dozajları, iletişim eksiklikleri veya süreç hataları gibi sorunlar, iş süreçlerinin yeterince anlaşılmaması veya kökenlerine inilmemesi sonucu meydana gelir. Deming’in önerdiği gibi, sağlık hizmetlerinde de neden-sonuç ilişkileri ve verilere dayalı yönetim yaklaşımının benimsenmesi gerekmektedir.

Bu örnekler, Deming’in Derin Bilgi teorisinin iş süreçlerinin anlaşılması, neden-sonuç ilişkilerinin keşfedilmesi ve verilere dayalı kararların alınmasının ne kadar kritik olduğunu göstermektedir.

HOSHIN KANRI yaparken kendimi uzun bir maraton koşacakmış gibi hazırlarım. Son derece disiplinli ve motive hareket ederim. Derin Bilgi teorisi ile bir maraton koşucusu arasında benzerlikler ve paralellikler vardır. Derin Bilgi teorisinin prensipleri ile maraton koşucusunun yaklaşımı arasındaki bağlantılar şu şekilde açıklanabilir:

1. Sistemik Yaklaşım ve Hazırlık: Derin Bilgi teorisinde olduğu gibi, maraton koşucusu da koşuyla ilgili süreçleri bütünsel bir sistem olarak ele alır. Maraton koşusu, sadece yarış gününde değil, uzun süreli bir hazırlık ve antrenman dönemi gerektirir. Koşucu, antrenman programını planlar, uygun beslenme düzenini oluşturur ve fiziksel kondisyonunu geliştirir. Yılbaşında hayata geçecek olan HOSHIN KANRI için çalışmaya tam 6 ay önceden başlardım.
2. Kökenlere İniş ve Performans İyileştirmesi: Derin Bilgi teorisinde olduğu gibi, maraton koşucusu da performansını artırmak için neden-sonuç ilişkilerini anlamaya çalışır. Koşucu, yarışlardaki başarısızlıkları veya zayıf performansı analiz eder, antrenman ve beslenme hatalarını belirler ve bu sorunları çözmek için çaba harcar. 6. Ayda yarıyıl değerlendirmesinden çıkmış ve başarısızlıkları tek tek tespit etmiş, üzerinde çalışmaya başlamış olurum.
3. Veri Toplama ve Analiz: Derin Bilgi teorisi veriye dayalı kararlar almayı vurgularken, maraton koşucusu da antrenman verilerini ve performans istatistiklerini toplar ve analiz eder. Bu veriler, koşucunun hangi alanlarda gelişme kaydedebileceğini ve hangi stratejilerin daha etkili olduğunu belirlemesine yardımcı olur.
4. Sürekli İyileştirme ve Adaptasyon: Derin Bilgi teorisi, sürekli iyileştirmeyi önerir. Benzer şekilde, maraton koşucusu da antrenmanlarını ve yaklaşımlarını sürekli olarak gözden geçirir ve yeni bilgi ve deneyimlere dayanarak stratejilerini adapte eder. Bu, koşucunun performansını zaman içinde sürekli olarak geliştirmesini sağlar.
5. Eğitim ve Yetenek Geliştirme: Derin Bilgi teorisi çalışanların eğitimini ve yetenek geliştirmeyi vurgularken, maraton koşucusu da fiziksel yeteneklerini geliştirirken sürekli olarak kendini eğitir. Koşucu, teknikleri, nefes alma yöntemlerini ve enerji yönetimini geliştirmek için sürekli öğrenme yoluna gider. Yetenek geliştirmenin en doğru yolu umut gördüğün öğrenciye vereceğiniz birebir eğitim modelidir.

Derin Bilgi teorisi ile maraton koşucusu arasındaki bu benzerlikler, her iki durumda da uzun vadeli başarının, planlama, analiz, sürekli iyileştirme, esneklik, dinamikleşme ve eğitim gibi prensiplere dayandığını gösterir.

Sevgilerimle

Not : Tarihler konusunda küçük bir düzeltme yapmak istiyorum. Eiji Toyoda’nın hikayesi 1950 yılında Deming ve Juran ile tanışması, onlardan eğitim almasıyla başlamıştır. 1960 senesinde Deming Japon kralından özel ödül alırken, TOYOTA grubu da büyük kalite ödülü almıştır. Yol çok uzun ve adım adım sabırla aşılmıştır.