Söz verdiğim gibi FMEA yazmaya devam ediyorum. Detaylı açıklayacağımı söylediğim son 3 maddeyi yazacağım. İlki #proaktifriskyönetimi . VUCA (Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity) ortamında, stratejik öngörü gelecekteki olası senaryoları tahmin ederek uygun stratejiler geliştirmeyi içerir. Bu bağlamda, FMEA (Failure Mode and Effect Analysis) süreci, riskleri proaktif bir şekilde yönetmek için kritik bir rol oynar. Aşağıda, VUCA ortamında proaktif risk yönetimi için FMEA uygulama çerçevesi detaylı olarak adım adım yazacağım.

Bağlamın Belirlenmesi

• Hedeflerin Belirlenmesi: FMEA sürecinin kapsamı ve hedefleri, organizasyonun stratejik amaçlarına uygun olarak net bir şekilde tanımlanmalıdır. Bugün belirsizlik ortamında net olmak büyük önem kazanıyor.
• Paydaş Katılımı: Üst yönetim, operasyonel personel ve risk yönetim ekiplerini dahil ederek kapsamlı risk tespiti ve katılım sağlanmalıdır. Evet bugün risk yönetim ekibine ihtiyacımız var. Hem finansı bilecek, hem mühendis olacak, bakım ve kalite uzmanı olacak bir risk yönetim liderine ihtiyacımız var.

FMEA Ekibinin Oluşturulması

• Disiplinler Arası Ekip: Finans, operasyonlar, kalite kontrol ve IT gibi farklı uzmanlıklardan oluşan bir ekip oluşturulmalıdır. IT artık çok kritik bir pozisyon oldu.
• Eğitim: FMEA metodolojisi ve araçları konusunda ekip üyelerine gerekli eğitimler verilmelidir. Sürekli eğitim standart bir politika haline gelmeli.

Potansiyel Hata Türlerinin Belirlenmesi

• Süreç Haritalama: Analiz edilecek tüm süreç veya sistem haritalanarak, her bir adım ve ilgili aktiviteler belirlenmelidir. Kritik noktalardan biri de bu konudur. VALUE STREAM MAP olarak da bilinen Değer Akış Haritası dikkatlice oluşturulmalı ve aylık olarak güncellenmelidir.!
• Beyin Fırtınası Oturumları: Her adımda olası hata türlerini belirlemek için beyin fırtınası oturumları düzenlenmelidir. Balık kılçığı diyagramları veya neden-sonuç analizi gibi teknikler kullanılabilir. İşte bu noktada tecrübeye yaşanmışlıklara ihtiyaç var.

Hata Türlerinin Etkisinin Değerlendirilmesi

• Şiddet (S): Her hata türünün süreç ve hedefler üzerindeki etkisi değerlendirilmelidir.
• Olasılık (O): Her hata türünün gerçekleşme olasılığı, geçmiş veriler ve uzman görüşlerine dayanarak belirlenmelidir.
• Tespit (D): Hatanın önemli bir etki yaratmadan önce tespit edilme olasılığı değerlendirilmelidir.

Risklerin Önceliklendirilmesi

• Risk Öncelik Numarası (RPN): Her hata türü için RPN, şu formül kullanılarak hesaplanmalıdır: RPN = Şiddet (S) x Olasılık (O) x Tespit (D). RPN değerlerine göre riskler önceliklendirilmelidir.
• Aksiyon Önceliği (AP): Gerektiğinde Aksiyon Önceliği sistemi uygulanarak kritik riskler için yüksek öncelikli aksiyonlar belirlenmelidir.

Azaltma Stratejilerinin Geliştirilmesi

• Önleyici Faaliyetler: Yüksek öncelikli hata türlerinin önlenmesi için süreç yeniden tasarımı, ek kontroller veya personel eğitimi gibi önleyici faaliyetler geliştirilmelidir.
• Tespit Kontrolleri: Hata türlerinin erken tespiti için izleme sistemleri, düzenli denetimler veya iyileştirilmiş kontrol protokolleri gibi tespit mekanizmaları artırılmalıdır.

Düzeltici Faaliyetlerin Uygulanması

• Aksiyon Planı: Düzeltici faaliyetlerin adımlarını, sorumluluklarını ve zaman çizelgesini detaylandıran bir aksiyon planı oluşturulmalıdır.
• Kaynak Tahsisi: Aksiyon planının etkin bir şekilde uygulanabilmesi için yeterli kaynaklar (mali, insan, teknolojik) tahsis edilmelidir.

İzleme ve Gözden Geçirme

• Düzenli İncelemeler: Uygulanan faaliyetlerin etkinliğini izlemek için düzenli incelemeler planlanmalıdır. Geri bildirimlere ve değişen koşullara göre stratejiler ayarlanmalıdır. Günlük izlenmeli ve haftalık raporlanmalıdır.
• KPI Takibi: Risk seviyeleri ve genel süreç performansı üzerinde faaliyetlerin etkisini ölçmek için Anahtar Performans Göstergeleri (KPI’lar) kullanılmalıdır.

Sürekli İyileştirme

• Geri Bildirim Döngüsü: FMEA sürecinden elde edilen derslerin sürekli risk yönetimi ve stratejik planlama çabalarına dahil edilmesini sağlamak için bir geri bildirim döngüsü oluşturulmalıdır.
• Sürekli Güncelleme: FMEA’yı sürekli olarak yenilenmiş ve güncellenmiş riskler ve değişen koşullara göre yeniden ele alınacak şekilde iteratif bir süreç olarak ele alınmalıdır.

Örnek: Finansal Süreç FMEA Çerçevesi

Finansal Fonksiyon: Nakit Akışı Yönetimi

Hedeflerin Belirlenmesi: Likiditeyi korumak için doğru nakit akışı tahminleri sağlamak. En önemli hedeflerden biridir.

Ekip Oluşturma: Risk yönetim liderliğinde finans yöneticileri, analistler ve IT uzmanlarını dahil edilmelidir.

Hata Türlerinin Belirlenmesi:

1. Yanlış nakit giriş/çıkış tahminleri.
2. Geciken alacaklar.
3. Beklenmeyen büyük harcamalar.

Etkilerin Değerlendirilmesi:

1. Şiddet (S): Likidite sorunları için yüksek.
2. Olasılık (O): Geçmiş verilere dayanarak orta.
3. Tespit (D): Mevcut sistemlerle düşük.

Risklerin Önceliklendirilmesi:

1. Yanlış tahminler RPN = 9 (S) x 4 (O) x 3 (D) = 108.
2. Geciken alacaklar RPN = 8 (S) x 5 (O) x 4 (D) = 160.

Azaltma Stratejileri:

1. İleri düzey tahmin yazılımı kullanımı.
2. Alacakların takibi ve takip prosedürlerinin iyileştirilmesi.

Düzeltici Faaliyetler:

1. Personelin yeni yazılım konusunda eğitilmesi.
2. Alacak yönetimi için kaynakların tahsisi.

İzleme ve Gözden Geçirme:

1. Nakit akışı tahminlerinin günlük kontrolü, haftalık raporlanması ve aylık olarak gözden geçirilmesi çok önemlidir.
2. KPI: Nakit akışı tahmin hatalarının azaltılması.

Sürekli İyileştirme:

1. Tahmin modellerinin aylık düzenli olarak güncellenmesi gerekiyor.
2. Geri bildirimlerden elde edilen derslerin gelecekteki planlamalara dahil edilmesi.

VUCA ortamında proaktif risk yönetimi için FMEA’nın yapılandırılmış bir çerçevesini uygulamak, organizasyonların potansiyel sorunları öngörmelerini ve bunları önceden ele almalarını sağlar. Risk yönetimi süreçlerinin sürekli izlenmesi, gözden geçirilmesi ve iyileştirilmesi, organizasyonların esnekliğini ve uyum yeteneklerini artırarak öngörülemeyen koşullarda başarılı olmalarını sağlar. Formun Üstü

Yarın sıradaki yazımda görüşmek üzere.