Karmaşık organizasyon yapılarında günlük yönetim bir kargaşa ve kaosa neden olabiliyor. Cem Bey tecrübelerini bizimle paylaşıyor. Serinin üçüncü yazısı ile devam ediyorum. Bu bölüm bakalım bizlere neleri öğretebilecek.

Cem Bey, son zamanlarda organizasyon içindeki departmanlar arasında bilgi akışının zaman zaman yavaşladığını ve bazı kararların gecikmesine neden olduğunu fark etti. Bu durum, şirketin genel verimliliğini etkileyen bir unsurdu. Organizasyonel ekosistem için hayati önem taşıyan bilgi akışı ve kalitesini artırmak gerektiğini biliyordu. Bu nedenle, Cem Bey yeni bir yaklaşım geliştirmeye karar verdi: bilgi sistemleri ile kaliteyi ölçmek ve iyileştirmek.

Bilgi sistemlerinin etkinliği, organizasyonel performansın önemli bir göstergesidir. Cem Bey, “DeLone & McLean Bilgi Sistemleri Başarı Modeli” hakkında bir araştırma yaptı ve bu modelin, kullanıcı memnuniyeti, bilgi kalitesi ve sistem kullanımının etkinliğini ölçmede nasıl kullanılabileceğini inceledi.

Şekil 1. Bilgi Akış Diagramı.

Bu diyagramda, organizasyonun farklı bölümleri arasında bilgi akışı ve geri bildirim döngüleri gösterilmektedir. Her bölüm bir insan ile temsil edilir ve oklarla birbirine bağlanarak bilgi sisteminin işleyişi açıklanır. Bilgi de asıl olan insandır.

Cem Bey, bilgi sistemlerinin etkili kullanımı için kullanıcı memnuniyetinin önemli olduğunu biliyordu. Sistemlerin kullanıcı dostu olması ve her departmanın ihtiyaçlarına uygun bilgiyi sağlaması gerekiyordu. Örneğin, finans departmanı için mali raporların güncel ve doğru olması, üretim için ise stok bilgilerine anında erişim kritik önem taşıyordu.

Cem Bey, DeLone & McLean modelini kullanarak bilgi kalitesini ölçmeye karar verdi. Modelin üç ana unsuru – bilgi kalitesi, sistem kalitesi ve hizmet kalitesi – organizasyonun genel bilgi sistemi performansını değerlendirmede kullanılacaktı.

Şekil 2. DeLone & McLean bilgi sistemleri başarı modeli.

Bu diyagramda, bilgi kalitesi, sistem kalitesi ve hizmet kalitesi gibi faktörlerin kullanıcı memnuniyetine ve organizasyonel etkiye nasıl katkı sağladığı göstermeye çalıştım.

Cem Bey, bilgi sistemlerinin etkin kullanılabilmesi için her departmanın geri bildirim sağlayabileceği mekanizmalar kurdu. Özellikle, satış departmanı, müşteri geri bildirimlerini ve sipariş geçmişlerini paylaşarak diğer departmanların süreçlerini optimize etmesine yardımcı oldu. Benzer şekilde, kalite kontrol departmanı da kaliteyle ilgili geri bildirimleri hızla paylaşarak üretim sürecini iyileştirdi.

Bu tür geri bildirim mekanizmalarının, bilgi sistemlerinin başarısında kritik bir rol oynadığı açıktı. Cem Bey, her departmanın geri bildirim sağlayabileceği ve bu bilgiyi kullanarak süreçlerini optimize edebileceği bir sistem geliştirmeye odaklandı.

Şekil 3. Geri Bildirim Mekanizması.

Bu diyagramda, farklı departmanların geri bildirim döngüleri ve bu döngülerin organizasyonel süreçlerin iyileştirilmesine nasıl katkıda bulunduğu gösterilmektedir. Oklar, bilgi ve geri bildirim akışını simgelemektedir.

Cem Bey, bilgi sistemlerinin organizasyonel etkiye olan katkısını daha iyi değerlendirebilmek için ölçüm metriklerini gözden geçirdi. Bu sistemlerin, yalnızca bilgi sağlamakla kalmayıp aynı zamanda karar verme süreçlerini nasıl desteklediğini anlamak istiyordu. Bu nedenle, Cem Bey, her departmanın bilgi sistemi kullanımı sonucu elde edilen verileri analiz etti.

Şekil 4. Etki Değerlendirme

Bu diyagramda, bilgi sistemlerinin kullanımı sonucu her bir departmanın organizasyonel süreçlere olan katkısı ve etkisi gösterilmektedir. Oklar ve simgeler, bilgi sistemi kullanımının karar verme ve verimliliği artırmadaki rolünü simgelemektedir.

Cem Bey, bilgi sistemlerinin etkinliğini ve organizasyonel etkisini ölçerek, sürekli iyileştirme fırsatlarını belirledi. DeLone & McLean modelini kullanarak, bilgi sistemlerinin kullanıcı memnuniyeti ve organizasyonel performansa olan katkısını analiz etti. Bu analizler sonucunda, organizasyonel süreçlerin daha da optimize edilmesi için bazı öneriler geliştirdi.

Cem Bey, bilgi sistemlerinin etkinliğini sürdürmek ve organizasyonel etkiyi artırmak için düzenli olarak değerlendirme yapmaya ve iyileştirme stratejileri uygulamaya devam etti.

Şekil 5. Sürekli İyileştirme

Bu görselde, organizasyonel başarı için bilgi sistemlerinin kullanımının nasıl sürekli değerlendirildiği ve optimize edildiği gösterilmektedir. Her departmanın rolü ve katkısını etiketledim.

Seri yarın 4. Bölüm ile sürecek.

Sevgi ve Saygılarımla